Je eerste medewerker aannemen: welke documenten heb je nodig?
Zodra je voor het eerst personeel aanneemt, verandert er juridisch veel. Dit overzicht laat zien welke documenten je dan nodig hebt.
Welke documenten heb je nodig bij je eerste medewerker?
Bij het aannemen van je eerste medewerker heb je onder meer een schriftelijke arbeidsovereenkomst, een loonheffingennummer, een personeelsdossier en een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) nodig.
De arbeidsovereenkomst: je belangrijkste document
Het belangrijkste document bij je eerste medewerker is de arbeidsovereenkomst. Hierin leg je onder meer functie, salaris, arbeidsduur, proeftijd en een eventueel concurrentie- of relatiebeding vast. Een mondelinge afspraak is weliswaar rechtsgeldig, maar zonder schriftelijke overeenkomst ontstaan bij onenigheid al snel discussies over wat precies is afgesproken. Let op: sommige bepalingen, zoals een proeftijd of concurrentiebeding, zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd.
Registratie en administratie bij de Belastingdienst
Voordat je iemand in dienst neemt, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst en ontvang je een loonheffingennummer. Dit heb je nodig om loonheffingen in te houden en af te dragen. Ook moet je vóór de eerste werkdag de identiteit van je medewerker vaststellen en een kopie van een geldig identiteitsbewijs in je administratie bewaren, samen met het burgerservicenummer.
Het personeelsdossier
Leg vanaf de eerste werkdag een personeelsdossier aan met de arbeidsovereenkomst, een kopie van het identiteitsbewijs, correspondentie en eventuele beoordelingen. Een compleet dossier is niet alleen praktisch, maar ook belangrijk als er later een geschil ontstaat, bijvoorbeeld over ontslag of een proeftijdontslag.
Andere documenten die vaak nodig zijn
Zodra je personeel hebt, is het ook een goed moment om je algemene voorwaarden en privacyverklaring te laten checken: de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden binnen je bedrijf veranderen zodra je niet meer alleen werkt. Werk je in een sector met een verplichte pensioenregeling, dan moet je je medewerker ook daarvoor aanmelden. Daarnaast ben je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Wat als het misgaat?
Ontbreekt een schriftelijke arbeidsovereenkomst of zijn bepalingen zoals een proeftijd of concurrentiebeding niet correct vastgelegd, dan kunnen deze bij een geschil ongeldig blijken. Laat je arbeidsovereenkomst daarom vooraf checken, zodat je zeker weet dat deze aan de wettelijke eisen voldoet.
Lees ook
Veelgestelde vragen
Is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht?
Een mondelinge afspraak is rechtsgeldig, maar bepalingen zoals een proeftijd of concurrentiebeding zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst voorkomt bovendien discussies over wat precies is afgesproken.
Wat moet ik regelen bij de Belastingdienst voordat ik personeel aanneem?
Je meldt je aan als werkgever bij de Belastingdienst en ontvangt een loonheffingennummer, dat je nodig hebt om loonheffingen in te houden en af te dragen.
Wat hoort er in een personeelsdossier?
Een personeelsdossier bevat in elk geval de arbeidsovereenkomst, een kopie van een geldig identiteitsbewijs, correspondentie met de medewerker en eventuele beoordelingen.
Moet ik een RI&E opstellen als ik personeel aanneem?
Ja, zodra je personeel in dienst hebt, ben je op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen.
Moet ik mijn algemene voorwaarden aanpassen als ik personeel aanneem?
Niet per se verplicht, maar wel verstandig: de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden binnen je bedrijf veranderen zodra je niet meer alleen werkt, dus laat je documenten dan checken.
Laat je e-mailadres achter
Wij nemen binnen één werkdag contact met je op om je verder te helpen.
✅ Vaste prijs vooraf
Je weet altijd vooraf wat het kost. Na je aanvraag ontvang je binnen één werkdag een vrijblijvende offerte op maat.
✅ Juridisch specialist
Je spreekt rechtstreeks met mr. René van der Horst. Een specialist die jouw situatie kent en met je meedenkt.
✅ Snel en betaalbaar
Geen ingewikkeld gedoe. Wij regelen het snel en in gewone taal, zodat jij weet waar je aan toe bent.
✅ Al duizenden klanten gingen je voor
EenvoudigRecht helpt al jaren ondernemers én particulieren met juridische zekerheid. Jij bent aan het juiste adres.
Wat onze klanten zeggen
⭐⭐⭐⭐⭐ — Martijn
Doet z’n naam recht aan; lekker eenvoudig. Het opgeleverde werk is allesbehalve eenvoudig maar van hoge kwaliteit.
⭐⭐⭐⭐⭐ — Rinus
Zeer prettig contact gehad met René. Kundige jurist, meedenkend en zeer behulpzaam. En niet onbelangrijk een top prijs kwaliteit verhouding!
⭐⭐⭐⭐⭐ — Anouk
Eenvoudig Recht heeft mij fantastisch geholpen. Ze zijn vlot, denken met je mee en als je nog een keer een vraag hebt zijn ze ook echt behulpzaam.